Skoladministratören – en hjälte som verkar i det tysta

Skoladministratörens arbetsuppgifter är varierande och med kontaktytor i flera delar av skolverksamheten kräver det kunskap om en mängd rättsområden. Vi fick en pratstund med jurist och redaktör Maria Bjurholm Lindensved som ofta träffar skoladministratörer och vet vilka utmaningar de ställs inför.

I sitt arbete träffar Maria många skoladministratörer. Hon berättar om hur hon upplever deras arbetsvardag och vilka utmaningar de ställs inför.

– Såklart varierar arbetet väldigt mycket. Jag har fått intrycket av att skoladministratörers vardag skiljer sig från varandras, berättar Maria. Generellt kan man säga att en skoladministratör verkligen jobbar som spindeln i nätet i skolorganisationen. På vissa skolor är skoladministratören rektorns högra hand och har koll på allt, medan en skoladministratör på andra skolor har mer fokus på administrativa uppgifter i exempelvis skolreceptionen. 

”Skoladministratören är en central framgångsfaktor på en väl fungerande skola.”

– Det finns också vissa skoladministratörer som inte ens jobbar på en skola, fortsätter Maria, utan centralt på en förvaltning i kommunen. Där kan skoladministratören exempelvis ha ansvar för frågor om mottagandet av nyanlända elever. Själva vardagen kan variera väldigt mycket, men generellt sett är en skoladministratör en central framgångsfaktor på en väl fungerande skola. 

Trots att arbetet är väldigt skiftande finns det kompetenser och kunskaper som förenar skoladministratörerna och rättsliga områden som är övergripande för rollen.

– Absolut, utifrån dem jag har träffat så vet jag att förmågan att hålla många bollar i luften och vara mycket noggrann i sitt arbete genomsyrar majoriteten – kanske alla – skoladministratörer, framhåller Maria. När det gäller den juridiska kunskapen så skulle jag säga att kännedom om förvaltningslagens handläggningsregler är väldigt central. Men många skoladministratörer kommer även i kontakt med reglerna om allmäna handlingar och sekretess.

Vi fortsätter att prata om de praktiska arbetsuppgifterna som kommer av de lagar och regler som måste följas inom skolverksamheten.

– Skoladministratören behöver framförallt kunna handläggningsregler om exempelvis dokumentation, kommunikation, hur man skriver ett beslut och hur ett överklagande går till, berättar Maria. De behöver också känna till reglerna om registrering, arkivering och gallring. Om man hanterar skolans hemsida eller sociala medier måste man kunna upphovsrättslagens och personuppgiftslagens regler.  

Det verkar finnas en hel del regelverk inom olika områden att förhålla sig till? 

– Verkligen, menar Maria. Skoladministratörens arbete spänner över ett väldigt brett juridiskt område. Utöver det som jag redan nämnt så finns också den så kallade BBS-lagen, lagen om elektroniska anslagstavlor, som aktualiseras om skolan har en Facebooksida eller Instagramsida. Då måste man ha en ansvarig som kan de reglerna, och ibland är det en skoladministratör. Och, fortsätter Maria, en del skoladministratörer är också inblandade i skolans arbete mot kränkande behandling eller har kontakt med hemmet. De reglerna finns i skollagen, så man måste ha koll på det också.

”Jag får många frågor som handlar om sekretess, många tycker att det är ett knepigt område." 

Maria, som ofta är ute och föreläser eller håller i utbildningar, får insikt i hur det dagliga arbetet för skoladministratörer ser ut. Hon får även en del frågor med återkommande beröringspunkter.

– Många av frågorna som jag får handlar om sekretess. Det är många som tycker att det är ett knepigt område, menar Maria. I skolan har vi ju både stark och svag sekretess och så finns det också en sekretessbarriär mot den medicinska delen av elevhälsan. Jag kan förstå att det upplevs som knepigt många gånger. Man måste verkligen hålla tungan rätt i mun.

– Vissa skoladministratörer är också inblandade i arbetet med mottagandet av nyanlända elever, fortsätter Maria. Eftersom vi fick ett nytt regelverk om det här den 1 januari 2016 så får jag många frågor om hur man bedömer en nyanländ elevs kunskaper.

Ett annat stort och viktigt område är digitaliseringen av skolans verksamhet och inte minst utmaningarna som man ställs inför i och med den nya dataskyddsförordningen, som träder i kraft 2018.

– Redan nu har många skoladministratörer och skolor generellt fått ta tag i och lösa utmaningar som har uppkommit i och med digitaliseringen. Många skolor använder sig av elevadministrativa system, exempelvis Schoolsoft, där man rapporterar in betyg, frånvaro och andra personuppgifter som kan vara känsliga, berättar Maria. Man måste se till att de här uppgifterna inte kan kan läsas av vem som helst och ännu knepigare kan det bli om man använder sig av andra molntjänster och lagrar personuppgifterna där. I och med den nya förordningen ställs mycket högre krav på samtycke som skolorna måste förhålla sig till. 

”När det gäller skolors närvaro på sociala medier finns det många fallgropar att hamna i.”

– Skolorna är kanske lite väl ivriga att starta upp hemsidor och konton på sociala medier. När det gäller skolors närvaro på sociala medier finns det många fallgropar att hamna i, menar Maria. När man exempelvis publicerar bilder på barn och elever så är det personuppgiftslagens regler som gäller. Vill man använda någon annans bild så måste man fråga upphovsmannen om lov och då är vi inne på upphovsrättslagens regler. Det är alltså inte bara att starta ett konto på sociala medier eller slänga upp en bild på en hemsida. Skolorna måste ha koll på det här.

– Offentligt drivna skolor måste ha rutiner för hantering av inkomna allmänna handlingar även i sina digitala kanaler. Om man exempelvis har en Facebook-sida med möjlighet för vem som helst att kommentera och skicka meddelanden, så kan det som skrivs till kommunen bli en allmän handling, framhåller Maria. Då måste man ta en skärmdump, registrera den allmänna handlingen och arkivera den på vanligt sätt. Det kan exempelvis vara en förälder som skriver att ”mitt barn blir utsatt för kränkande behandling i skolan”. Då är det en inkommen allmän handling som måste tas om hand och registreras. I och med detta så inleds ett ärende.

Hur kan skoladministratörer få stöd i det dagliga arbetet, utvecklas i sin roll och hålla sig uppdaterade på regler och ny lagstiftning? 

– Vi har en mycket uppskattad kurs för just skoladministratörer där vi går igenom handläggningsregler, reglerna om allmäna handlingar och sekretess. Vi har även ett avsnitt om aktuella lagar och ny praxis, berättar Maria. Vi går igenom reglerna om olika typer av digital hantering och besvarar frågor om skolans digitala vardag.

Utbildningen för skoladministratörer är en öppen kurs, fortsätter Maria, men har man inte möjlighet att gå på den kommer vi gärna ut till skolan eller kommunen och håller en kundanpassad utbildning. Då kan vi exempelvis granska den specifika skolans närvaro på sociala medier i förväg och komma med konkret och konstruktiv feedback. Det brukar vara uppskattat! 

Det märks att Maria brinner för skolfrågor och människorna som arbetar inom skolan. Hon återkommer till skoladministratörens roll och arbetet de gör.

– Skoladministratörer gör ett jätteviktigt jobb och det är nog inte alltid som det uppskattas. Skoladministratörer gör helt enkelt ett fantastiskt jobb, säger Maria och lyser upp. 

På utbildningen för skoladministratörer går vi igenom de regelverk som varje dag är närvarande i en skoladministratörs vardag och reglerar det praktiska arbetet. Läs mer om kursen här.

Låt utbildningen komma till er! Vi skräddarsyr kurser helt efter era önskemål och behov. Läs mer om våra kundanpassade utbildningar här.

Maria Bjurholm är jurist med inriktning mot skoljuridik, förvaltningsrätt och upphovsrätt. Hon är redaktör för informationstjänsterna JP Skolnet och JP Förvaltningsnet. Utöver arbetet på redaktionen håller Maria också öppna kurser och kundanpassade utbildningar inom områdena.

Publicerad 3 okt 2019